Policy för registrering av personuppgifter enligt GDPR
EU:s Dataskyddsförordning (GDPR) träder i kraft den 25 maj 2018. Detta innebär att vår förening är skyldig att kunna redovisa hur vi använder medlemmarnas personuppgifter. För att säkerställa detta har vi antagit denna policy.
Registeransvar
Vid konstituerandemöte utses registeransvarig, vilket kommer att anges under ”Kontakt”på webbsidan, samt tillsammans med denna policy under ”Medlemsinfo”.
Medlemsregister
Medlemsansökan: Medlemsansökan görs via blankett på webbsidan eller via mail.
Där man även får godkänna att uppgifterna används i medlemsregister och på webbsida
Vi har medlemsregister i ett exceldokument som innehåller:
Namn
Kontaktperson
Telefon
Postadress
E-postadress
Dessa behövs för att hålla kontakt med medlemmarna och för fakturering av medlemsavgifter. Kontakt sker huvudsakligen via epost, men övriga uppgifter behövs som komplement.
Hemsida
Den registreras i de fall vi länkar vidare från oss till medlems egen hemsida
Kommentar
Beskriver medlemmens kulturella verksamhet, dvs grunden till medlemskap.
Medlemsregistrets förvaring: Medlemsregistret förvaras i datoriserad form av registeransvarig samt delges övriga styrelseledamöter vid förändringar via mejl.
Detta sker för att säkerställa att inröstade medlemmar kommit med på rätt sätt och att medlemmar som slutat tagits bort ur listan. Styrelseledamöterna ansvarar själva för att de enbart har senaste versionen i sin dator.
Listorna används enbart för internt bruk och för att kontakta medlemmar.
Medlemslistan delas inte med någon annan aktör eller myndighet.
Undantag kan göras för myndighet som behöver kontrollera vår förenings verksamhet
Avslutat medlemskap: Vid avslutat medlemskap raderas posten i medlemsregistret.
Ändringen delges styrelsen i löpande text i ett(1)utskick, för att i nästa tas bort helt.
Alla uppgifter tas bort från webbsidan samt i sändlista ”Medlemmar”.
Webbsidan
Hela syftet med webbsidan är att marknadsföra våra medlemmar och deras kulturverksamhet.
Uppgifterna där formuleras eller godkänns av resp medlem.
Uppgifterna i kalendern läggs in på begäran av resp medlem eller från öppen annonsering i annan media eller webbsida.
Vi har relevanta grupper och upplagda evenemang på facebook för vår verksamhet.
Där marknadsför vi verksamheter som redan ligger på vår webbsida. Medlemmarna kan själva göra inlägg om sin egen verksamhet och ansvarar då för att reglerna följs.
Om bilder används där personer namnges eller tydligt kan identifieras, ska personen tillfrågas, vilket även står i reglerna för resp grupp.
(Se även under ”Bilder och foton –medlemmar”.)
E-post
Alla styrelseledamöter har tillgång vår webbaserade epost. Detta då vi turas om att bevaka och sköta epost och webbsida. Styrelsen har en gemensam inloggning. Efter varje årsmöte med nyval byts lösenordet och i övrigt vid behov.
I eposten finns olika sändlistor för våra behov. Adresser där tas bort på begäran eller när vi vet att personen flyttat från orten eller på annat sätt saknar anknytning till föreningens verksamhet.
Förutom medlemmar registreras här epostadresser till konstnärer eller andra aktörer som deltar i föreningenskonstrundor eller andra aktiviteter.
Bilder och foton–medlemmar
Medverkan på bild, i samband med verksamhet inom föreningensom redovisas på webbsidan och facebook, kan godkännas eller avslås vid medlemsanmälan.
Redan registrerade medlemmar (25 maj 2018) ansvarar för att meddela föreningen om de inte vill medverka på bild eller vill ha en specifik bild borttagen.
Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi har om dig (registerutdrag) samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter och inte känner att du får gehör för dina önskemål, har du rätt att vända dig till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet för kontroll av organisationers hantering av personuppgifter
Antagen 2018-05-30
av Styrelsen
hedemorakultur.se Org.nr: 802489-7210 E-postadress: styrelsen@hedemorakultur.se